Warum ist Agiles Projektmanagement derzeit so im Fokus?

Agiles Projektmanagement verspricht heute die Antwort auf viele der Herausforderungen wachsender Komplexität, höheren Marktdrucks und schnellerer Innovationszyklen zu sein. So berichten Anwender von verkürzten Entwicklungszyklen, verbesserter Qualität, reduzierten Risiken, verbesserter Teammoral, höherem Kundennutzen, u.v.m. Es gibt also viele gute Gründe agiles Projektvorgehen in Betracht zu ziehen. In der Praxis zeigt sich allerdings häufig – wie bei allen Veränderungen – nicht nur Begeisterung, sondern auch viel Unsicherheit oder gar Widerstand bei dem was oft unter dem Begriff „Agilisierung“ oder „Agile Transformation“ verstanden wird. In dieser Artikel-Reihe wird aufgezeigt, wie die Einführung des agilen Projektvorgehens in der Praxis erfolgreich gelingen kann.

Begriffsklärung – Agiles Projektmanagement

Der Begriff Agiles Projektmanagement ist eigentlich nicht korrekt, denn der Begriff „Management“ rührt aus dem tayloristischen Verständnis von Organisationen. „Management“ ist danach das, was in einer Organisation denk und steuert, während die „operative Ebene“ abarbeitet was „Management“ definiert und vorgibt. Im agilen Verständnis geht es darum, gemeinsam im Team und auf Augenhöhe Lösungen zu finden – da ist das klassische „Management“ fehl am Platz. Agiles Projektmanagement wird verwendet, wenn bei der Projektduchführung das agile Vorgehen und agile Methoden eingesetzt werden. Der Begriff der „agile Methoden“ ist ein Sammelbegriff einer Vielzahl von Ansätzen. Prominentestes Beispiel ist sicher SCRUM, das in der Softwareentwicklung weitgehend etabliert ist und nun auch in anderen Unternehmensbereichen und Branchen zunehmend Verbreitung findet. Häufig werden auch Lean, Kanban, XP, DevOps, DSDM, Design Thinking u.v.m. als agile Methoden bezeichnet. Allein das Fehlen einer allgemeingültigen Definition, dessen was unter dem Begriff „Agil“ verstanden wird, macht die Diskussion schwierig. Als gemeinsame Klammer können die Prinzipien der agilen Projektarbeit dienen, die heute etabliert sind (u.a. siehe agiles Manifest ). D. h. agile Projektarbeit kann daran gemessen werden, ob sie u.a. diese Prinzipien erfüllt:

• Kundenbezug: Zufriedenstellung des Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung eines wertvollen Produkts
• Veränderungen: agile Prozesse nutzen – selbst späte – Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.
• Timeboxing: ein gleichmäßiges, abgestimmtes Arbeitstempo von Auftraggebern, Entwicklern und Benutzern für eine nachhaltige Entwicklung
• Iteratives Vorgehen: Lieferung eines funktionierenden Produkts (Minimum Viable Product) in regelmäßigen, bevorzugt kurzen Zeitspannen (i.a. wenige Wochen).
• Führung: Bereitstellung des Umfelds und der Unterstützung, welche motivierten Individuen für die Aufgabenerfüllung benötigt
• Transparenz: u.a. offene und direkte Informationsübertragung (von Angesicht zu Angesicht)
• Fachüberreifende Teams: tägliche Zusammenarbeit von Fachexperten¸ die voneinander lernen und durch ihre Zusammenarbeit Synergien schaffen
• Selbstorganisierende Teams, die bei Planung und Umsetzung eigenverantwortlich sind
• Lernende Organisation: Selbstreflexion im Team im Hinblick auf Effizienzsteigerung
• Einfachheit ist essenziell

Allen oben genannten agilen Ansätzen sind die genannten Prinzipien gemeinsam. Das unterstreicht, dass es bei den agilen Ansätzen nicht – und das ist ein häufiges Missverständnis – um neue Methoden geht, sondern es im Wesentlichen eine neue Form der Zusammenarbeit ist. Es sind die Prinzipien, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit in einer immer komplexeren Welt erfordern oder sogar erzwingen, wenn eim Unternehmen langfristig überleben möchte. Die Anwendung dieser Prinzipien bei der Durchführung von Projekten wird also umgangssprachlich als Agiles Projektmanagement bezeichnet.

Agiles Projektmanagement einführen – so kann es gelingen

Wie kann nun also die erfolgreiche Umsetzung in der Praxis aussehen? Folgende grundsätzlichen Schritte haben sich in der Praxis bewährt.

• Schritt 1: Ein Umfeld für agile Projektarbeit schaffen

Die agile Zusammenarbeit wird nur gelingen, wenn die oben genannten Prinzipien im Unternehmen bekannt sind und die Umsetzung von der Führungsebene gefördert und gefordert wird. Das hat eine ganze Reihe von Implikationen für das Führungsverständnis, was allgemein derzeit unter dem Begriff „New Leadership“ zusammengefasst wird.

• Schritt 2: Gemeinsames Verständnis der Ausgangsbasis herstellen

Für diese Veränderung ist zunächst einmal auf allen Ebenen des Unternehmens ein gemeinsames Verständnis dessen was agile Zusammenarbeit bedeutet, welche Implikationen es für das Unternehmen und den Einzelnen hat und warum diese Veränderung für das Unternehmen von hoher Wichtigkeit ist, erforderlich.

• Schritt 3: Der Backlog für die agile Transformation

Es ist sinnvoll, bereits die agilen Prinzipien im Prozess der Transformation anzuwenden, um so einerseits beispielgebend zu sein und andererseits den Vorteile der Agilität im Veränderungsprozess bereits zu nutzen. Daher sprechen wir hier auch nicht von einem „Plan“ sondern vor einem Backlog, der die Aufgaben und Themen beinhaltet, die im Rahmen der Veränderung gestaltet werden sollen.

• Schritt 4: Eine realistische Roadmap erarbeiten

Eine detaillierte, konkrete Planung widerspricht einerseits den agilen Prinzipien und ist andererseits für ein komplexes Vorhaben, den ein solcher Veränderungsprozess ja darstellt, nicht angemessen. Um jedoch den Beteiligten Orientierung zu geben, ist es erforderlich eine Roadmap zu erarbeiten, die einerseits die wesentlichen Schritte der Transformation beinhaltet und gleichzeitig den Übergang des Veränderungsprozesses in den Alltag begleitet.

Was diese Schritte im Einzelnen beinhalten und wie sie umgesetzt werden, erfahren Sie in dem nächsten Blog-Beitrag.