Trello wirksam für agile Projekte einsetzen — Teil 1

Trello ist eine gute Soft­ware-Lösung für agile Projekte in virtu­ellen Teams

In der Vergan­gen­heit waren es viel­fach größere Unter­nehmen, die an uns heran­traten und uns für die Unter­stüt­zung bei der Einfüh­rung und Weiter­ent­wick­lung des Projekt­ma­nage­ments in ihrem Unter­nehmen enga­gierten. Diese Unter­nehmen haben übli­cher­weise große Projekte und Projekt­land­schaften zu steuern und dementspre­chend müssen die Projekt­management-Prozesse, ‑Soft­ware­lö­sungen und –Instru­mente dem Umfang und der Komple­xität dieser Projekt­land­schaften gerecht werden.

Zuneh­mend beob­achten wir jedoch, dass sich gerade klei­nere und mittel­stän­di­sche Unter­nehmen intensiv mit dem Thema agiles Projekt­management ausein­an­der­setzen. Diese Unter­nehmen sind viel­fach hoch inno­vativ, entwi­ckeln sich sehr dyna­misch und haben weniger ausge­prägte Struk­turen und Abläufe.

Für diese kleinen inno­va­tiven Unter­nehmen gibt es mit Trello eine sehr attrak­tive Projekt­management-Soft­ware, mit der sie ihre typi­scher­weise eher klei­neren Projekte — häufig über mehrere Stand­orte hinweg – einfach und flexibel steuern können.

Trello hat viele Vorteile für die agile Projekt­ar­beit

• Es ist ein Online-Tool und in der Basis­ver­sion kosten­frei.
• Der Aufbau von Trello basiert auf der Kanban-Methode, kann aber unab­hängig davon als Instru­ment genutzt werden, wo immer mehrere Personen an Aufgaben zusam­men­ar­beiten.
• Gemein­same Projekt­auf­gaben-Struk­turen und ‑Verknüp­fungen können sehr einfach ange­legt und flexibel ange­passt werden
• Viel­fäl­tige Infor­ma­tionen können über verschie­dene Wege zu diesen Projekt­auf­gaben hinzu­ge­fügt oder verknüpft werden.
• Die Kommu­ni­ka­tionen im Team zu diesen Aufgaben wird z. B. über eine Nach­rich­ten­funk­tion unter­stützt.
• Die Prio­ri­sie­rung und Zuord­nung der Aufgaben zu einzelnen Team­mit­glie­dern ist leicht möglich.
• Viele weitere Funk­tionen unter­stützen Team-Zusam­men­ar­beit.
• Insge­samt ist Trello sehr intuitiv und bietet ein hohes Maß an Flexi­bi­lität.
• Trello eignet sich beson­ders für klei­nere Projekt­teams — bis ca. zehn Mitar­beiter.
• Trello ist platt­form­über­grei­fend, kann über die gängigen Browser vom PC aus bedient werden, gleich­zeitig aber auch über Applets auf dem Smart­phone oder Tablet (Android, IOS). Somit hat man immer und von überall Zugriff auf seine Projekt­daten.
• Da die Daten zentral gespei­chert werden, sind sie für alle zugrei­fenden Benutzer immer synchro­ni­siert. Damit ist das Tool sehr gut geeignet für die Zusam­men­ar­beit in verteilten Teams.

Und damit an dieser Stelle nicht der falsche Eindruck bei so viel Lob ensteht. Wir machen keine Werbung für Trello, sondern sind einfach über­zeugt aus prak­ti­scher Erfah­rung in unseren eigenen und Kunden­pro­jekten.

Im Folgenden erläu­tere ich Ihnen die wesent­li­chen Funk­tionen von Trello und zeige Möglich­keiten auf, wie Sie Trello für Ihre eigenen Projekte nutz­brin­gend einsetzen können.

Der Einstieg in die Projekt­ar­beit mit Trello

Benut­zer­konto anlegen

Bevor Sie mit Trello arbeiten können, müssen Sie zunächst ein Account anlegen. Über www.trello.com regis­trieren Sie sich mit Ihrer E‑Mail und erhalten nun wie üblich eine E‑Mail mit einem Link, um die Akti­vie­rung Ihres Kontos zu bestä­tigen.

Projekt-Boards in Trello erstellen

Ein Board ist eine Samm­lung von Aufga­ben­listen — am einfachsten umschrieben mit dem Begriff Projekt — auch wenn dieser Begriff in Trello nicht auftaucht. Wenn Sie sich anmelden, ist bereits ein erstes Board ange­legt und nennt sich „Will­kom­mens- Board“.

Hier erhalten Sie erste Infor­ma­tionen über Trello und können sich zunächst einmal orien­tieren und auspro­bieren.

Zu Ihrer Board-Über­sicht gelangen Sie immer und von überall, wenn Sie auf den Trello-Schriftzug oben in der Mitte des Bild­schirms klicken. In unserem Fall sehen Sie auf Ihrer Über­sicht zunächst nur das Will­kom­mens-Board und daneben ein graues Feld mit der Beschrif­tung “Neues Board erstellen”.

Für jedes Projekt sollten Sie ein eigenes Board anlegen. Das erle­digen Sie über die graue Kachel „Neues Board erstellen“. Benennen Sie das Board Ihrem Projekt entspre­chend.

Ein Board wird in Trello auf einer Seite darge­stellt. Auf dieser Seite werden die einzelnen Projekt­auf­gaben dieses Projekts in Form von Listen ange­legt und gesteuert. Das Menü auf der rechten Seite können wir zunächst igno­rieren. Am besten schließen Sie es, dann haben sie mehr Platz für Ihre Aufga­ben­listen.

Listen von Projekt­auf­gaben in Trello anlegen

Auf einem Board können Sie nun Listen anlegen, in denen Sie die einzelnen Aufgaben Ihres Projekts orga­ni­sieren. Analog der Kanban-Methode haben wir zunächst die Listen „Anste­hende Aufgaben“, „Aufgaben in Bear­bei­tung“ und „Abge­schlos­sene Aufgaben“ ange­legt.

Karten für die einzelnen Projekt­auf­gaben anlegen

Wir gehen in unserem Fall davon aus, dass wir ganz am Anfang eines Projekts stehen und gerade beim Aufsetzen des Projekt­teams und der notwen­digen Projekt­in­fra­struktur stehen. Inner­halb dieser Listen haben wir einzelne Aufgaben ange­legt über „Eine Karte hinzu­fügen…”.

Karten der Projekt­auf­gaben bear­beiten

Wenn Sie eine Aufga­ben­karte ankli­cken, öffnet sich ein Menü über das Sie ergän­zende Infor­ma­tionen zu der Aufgabe hinzu­fügen können.

Wie Sie sehen, besitzt Trello eine Viel­zahl von Funk­tionen auf der Ebene der einzelnen Aufgaben. Einige der Funk­tionen machen aller­dings erst im Kontext der Team­ar­beit Sinn. Mit den bis hierher darge­stellten Funk­tionen lassen sich Projekte aller­dings schon sehr sinn­voll in Teil­auf­gaben zerlegen und deren Abar­bei­tung über geeig­nete Listen über­wa­chen und steuern. Sie können mit diesen Funk­tionen auch Ihre eigenen Aufgaben sehr gut verwalten. Das sage ich aus eigener Erfah­rung, da ich meine Aufgaben alle mit Trello verwalte.

Wie Sie mit Trello in Ihrem virtu­ellen Team gemeinsam an Ihren agilen Projekten arbeiten und welche Raffi­nessen Trello noch im Detail bietet, erfahren Sie in unseren nächsten Beiträgen, die in Kürze erscheinen:

• Trello wirksam für agile Projekte einsetzen — Teil 2 — Die Zusam­men­ar­beit in virtu­ellen Teams erfolgreich orga­ni­sieren

• Trello wirksam für agile Projekte einsetzen — Teil 3 — Effek­tive Kommu­ni­ka­tion im virtu­ellen Projekt­team sicher­stellen

• Trello wirksam für agile Projekte einsetzen — Teil 4 — Den Projekt­ver­lauf mit Trello koor­di­nieren

• Trello wirksam für agile Projekte einsetzen — Teil 5 — Tipps und Tricks für die tägliche Arbeit mit Trello

Viel Spass und Erfolg in Ihren Projekten

Herz­lichst Ihr
Elmar Sänger

Möchten Sie Ihre Kompe­tenzen in agiler Projekt­ar­beit erwei­tern, dann infor­mieren Sie sich hier über unsere Semi­nare zum Thema agiles Projekt­management:

Agile Methoden in der Praxis

ACP-PMI® Zerti­fi­zie­rung — Trai­ning zur Prüfungs­vor­be­rei­tung