Diese Übersicht beschreibt bewährte Online-Tools zur Kollaboration agiler Teams und ist als Ergänzung zu meinem Artikel „So gelingt agile Zusammenarbeit im virtuellen Raum“ (2021 im Gabal Verlag erschienen) zu verstehen. Sie gibt dem Lesenden einen Überblick der Tools zur Online-Kollaboration und zeigt Möglichkeiten des praktischen Einsatzes auf. Auch möchte ich mit diesem Artikel anregen, neue Tools zu erproben.
Ich hoffe dieser Artikel ist Ihnen bei der Auswahl oder Evaluierung von Tools für ihre Zusammenarbeit hilfreich und wünsche Ihnen gutes Gelingen beim praktischen Einsatz.
Viel Erfolg!
Elmar Sänger
Die ausgewählten Tools, die Kommentare sowie Einschätzungen beruhen ausschließlich auf meinen persönlichen Erfahrung sowie Rückmeldungen von Kunden und Kollegen. Sie sind damit keineswegs als objektive Einschätzung der Tools zu verstehen.
WhiteboardOnline-Whiteboards erlauben eine vergleichbare Zusammenarbeit wie an einer Pin-Wand mit Moderationskarten. Allerdings ist die Gestaltung ungleich vielfältiger, da sehr viele digitale Medien (Bilder, Videos, Links, " ") auf dem Whiteboard abgelegt werden können. Ich nutze Online-Whiteboard einerseits für Gruppenarbeiten und für die Moderation in Workshops sowie für Präsentationen. | |
| Conceptboard | Die grundsätzliche Funktionsweise der drei Produkte Conceptboard, Miro und Mural ist weitgehend identisch. Sie unterscheiden sich geringfügig in einigen Features und in der Bedienung. Ich habe mit allen drei Produkten im Einsatz gute Erfahrungen gemacht. Ein ausschlaggebendes Kriterium bei der Auswahl eines Tools könnte der Umstand sein, dass Conceptboard von einem deutschen Betreiber betrieben wird und somit die Daten in Deutschland verbleiben. Das ist gerade im Hinblick auf den Datenschutz für viele Unternehmen relevant. |
| Mural | |
| Miro | |
| MS-Whiteboard | Das Microsoft Whiteboard ist eine kostenlose, einfache Implementierung eines Whiteboards. Die Funktionalität ist gegenüber obigen Whiteboards sehr eingeschränkt. Ich nutze es dennoch gern, wenn ich in einem Workshop spontan etwas durch eine Skizze erklären möchte. Es funktioniert dann, wie ein physisches Whiteboard. Die obigen Whiteboards unterstützen leider das Zeichnen nicht in der gewünschten Qualität. |
| Padlet | Padlet ist ein grundsätzlich anderes Whiteboard, da hier die Arbeitsfläche in Kacheln eingeteilt ist. Auf diesen Kacheln können Inhalte abgelegt werden, die dann jeweils kommentiert werden können. Es eignet bspw. sich gut, um die Interaktionen in einem Workshop zu erhöhen, Feedback zu einem Thema einzuholen oder um bei einer Entscheidung zwischen mehreren Optionen die Pros und Cons der verschiedenen Varianten gemeinsam zu arbeiten. |
VideoconferencingMit der grundsätzlichen Funktionen einer Videoconferencing-Lösung sind inzwischen sicher die meisten Leser vertraut. Eine wichtige Funktion für die Zusammenarbeit in Teams und in Workshops, ist die Möglichkeit der Gruppenarbeit in sogenannten Breakout-Sessions. Inzwischen nutze ich keine Lösungen mehr, die diese Funktion nicht anbieten, da sich auch häufig ganz spontan die Notwendigkeit ergibt, in einer kleinen Gruppe, Teilaspekte zu diskutieren. | |
| MS Teams | Ich habe die beiden bekanntesten Anbieter aufgeführt, da ich ihnen in der Praxis am häufigsten begegne. Insbesondere die Funktion der Gruppenräume sogenannte Breakout-Sessions -, machen diese beiden Anbieter zu meiner ersten Wahl für Workshops. Der Funktionsumfang und die Kommunikationsqualität hat sich in den letzten Monaten - gerade bei Teams - signifikant verbessert. Wenn ein Unternehmen bereits mit Microsoft Teams arbeitet, liegt es natürlich nahe, die bereits integrierte Videoconferencing-Funktion zu nutzen. An dieser Stelle möchte ich erwähnen, dass es darüber hinaus noch eine ganze Reihe weiterer Anbieter gibt, bspw. Webex, Adobe Connect, usw. zu denen ich aber keine Wertung abgeben mag, da ich Ihnen in meinem Umfeld selten begegnet. |
| Zoom | |
| BigBlueButton | BigBlueButton ist insofern ein Exot, als dass es sich um eine Public Domain Software handelt. Zum Einsatz muss daher zunächst ein Betreiber gefunden werden, der diese Software betreibt. Offene Angebote finden Sie u.a. auf der Website von BigBlueButton. Das der Source-Code frei verfügbar ist, hat den großen Vorteil, dass Unternehmen die Software auf eigenen Servern betreiben können. Damit haben Sie einerseits Einfluss auf den Schutz der Daten und andererseits auf die Performanz der Lösung. Der Funktionsumfang von BigBlueButton ist durchaus vergleichbar mit obigen Lösungen. Vielfach wird BigBlueButton im Kontext des Homeschoolings eingesetzt. |
| Wonder | Wonder ist eigentlich keine klassische Videokonferenz-Lösung. Vielmehr ist es eine Plattform, die soziale Interaktionen, beispielsweise bei einem Event oder auf einer Messe, erlaubt. Die Teilnehmer werden mittels Avataren dargestellt. Begegnen sich zwei oder mehr Avatare, so können sie per Videofunktion miteinander kommunizieren. Ich habe die Software bereits für Open Space Großgruppenmoderationen erfolgreich eingesetzt. |
KollaborationsplattformenDiese Plattform unterstützen die alltägliche Zusammenarbeit im virtuellen Team. am Markt gibt es eine große Vielfaltverschiedene Lösungen mit sehr unterschiedlichem Funktionsumfang. hier finden Sie die Lösungen, mit denen ich selbst gearbeitet habe und der Erfahrung gemacht habe. Neben den kommunikativen Funktionen, die alle Plattformen bereitstellen, bieten einige Plattformen cloudbasierte Funktionen an, die üblicherweise von eine Bürosoftware geboten werden. Damit lässt sich der Informationsaustausch, neben der reinen Kommunikation sehr gut organisieren. | |
| Office365 | Diese drei Angebote bilden online weitgehend den Funktionsumfang ab, den eine übliche Bürosoftware früher als lokale Lösung bot. Durch den Zugriff auf eine gemeinsame Cloud, sind sie prädestiniert, um die Informationsinfrastruktur für die Zusammenarbeit virtueller Teams bereitzustellen, z.B. die gemeinsame Bearbeitung von Dokumente, das Teilen einer gemeinsamer Dateiablage, das Erstellen und Teilen strukturierter Dokumente (Text, Tabellen, Bilder, .), die Abbildung von Informationsprozessen und die Projektarbeit. Zusätzlich bieten auch vergleichbare Kommunikationsfunktionen wie Slack und Yammer an. |
| Google Workspace | |
| Confluence | |
| Slack | Die Grundfunktionen dieser beiden Produkte ist im Wesentlichen die eines Chatboards, d.h. in Kanälen kann eine fortlaufende Unterhaltung geführt werden, wie sie zum Beispiel aus Online-Foren bekannt sind. Es fehlen allerdings die typischen Funktionen der Office-Pakete, die jedoch über Plugins integriert werden können. Für eine Projekt bezogene Kommunikation, eignen sich die Plattformen gut. Für die Abbildung und Verwaltung gemeinsam produzierte Ergebnisse, bedarf es dann jedoch andere Plattformen. |
| Yammer | |
| Stackfield | Stackfield bietet etwa den Funktionsumfang der Microsoft Teams Lösung. Lediglich die Videoconferenting-Option ist in Stackfield nicht integriert. Darüber hinaus ist Stackfield konsequent auf die Erfordernisse der Zusammenarbeit in virtuellen Projektteams ausgerichtet. Als Lösung zur projektartigen Zusammenarbeit in virtuellen Teams hat sich die Lösung bewährt. Ein großer Vorteil von Stackfield ist, dass sie von einem deutschen Unternehmen entwickelt und betrieben wird, sodass der Datenschutz allen rechtlichen Anforderungen genügt. |
3D-RäumeMittels Avataren bewegen sich die Teilnehmenden in 3D-Räumen, können sich begegnen und dann direkt miteinander kommunizieren. 3D Räume erlauben es, der Erfahrung eines physischen Treffens näherzukommen als in Videokonferenzen. Teilnehmende können sich frei bewegen, sich zu anderen Teilnehmenden hinzu gesellen, Einzel- oder Gruppengespräche führen und gemeinsam digitale Ergebnisse erarbeiten. Auch können 3D Räume dazu genutzt werden, Teams ein virtuelles "Zuhause" zu ermöglichen, da Räume individuell gestaltet und ausgestattet werden können. D. h. Objekte, die wir aus der physischen Realität kennen, können dort abgebildet werden, wie Pinnwände, Tische, Whiteboard, Pflanzen. Darüber hinaus können vielfach umfangreiche digitale Medien integriert werden. So können in den einzelnen Räumen beispielsweise Diagramme, Videos, Fotos platziert werden. Auch ein Vortrag oder Event kann hier ein neues Erlebnis werden und gegebenenfalls die Teilnehmenden an das Thema dreidimensionale virtuelle Realitäten heranführen. | |
| Mozilla Hubs | Mozilla Hubs ist ein kostenloses Angebot, um erste Gehversuche in 3D Räumen vorzunehmen. Es gibt eine Vielzahl bereits definierter 3D Räume, die genutzt und individuell angepasst werden können. Die Plattform ist relativ einfach und intuitiv zu bedienen. Vielfältige Kommunikations- und Gestaltungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung. Für die professionelle Zusammenarbeit im Sinne eines Teams, fehlt allerdings noch Funktionalität, bspw. Pinnwände sowie Moderationskarten oder Flipcharts, die auch beschrieben werden können. |
| Tricat-Spaces | Diese Anbieter stellen eine professionelle, kostenpflichtige Umgebung zur Verfügung, die sich gut für Trainings, Coachings, die Zusammenarbeit von Teams sowie Events in der 3D Welt eignet. Die Funktionen unterscheiden sich teilweise erheblich. Eine differenzierte Betrachtung ist in dieser Übersicht nicht vorgesehen. Im praktischen Einsatz haben wir Tricat-Spaces erprobt, um für ein Team einen virtuellen 3D-Gruppenarbeitsraum mit allen erforderlichen Materialien abzubilden. Die Beteiligten waren sehr positiv überrascht, wie vielfältig die Möglichkeiten der Interaktion waren und wie gut die Zusammenarbeit funktioniert hat. |
| Mootup | |
| Aula | |
Kanban-BoardsKanban ist eine Arbeitsmethodik, die darauf abzielt, den Fluss der Arbeit in einem Team oder in einem ganzen Unternehmen abzubilden und möglichst flüssig, ohne Störungen und Verweilzeiten, zu organisieren. Dazu ist es nötig die Arbeit mittels Kanban-Board zu visualisieren. Die unten aufgeführten Lösungen sind eine kleine Auswahl der Tools, die es erlauben, ein Kanban-Board virtuell zu benutzen. Im Rahmen von Leankanban aber auch im Rahmen von Scrum werden diese Boards regelmäßig für die Zusammenarbeit virtueller Teams eingesetzt. | |
| Azure DevOps | Jira und Azure Devops sind professionelle Lösungen, die über das eigentliche Kanban-Board hinaus noch sehr viel Möglichkeiten zur Kommunikation, Interaktion aber auch der Analyse und Auswertung des Arbeitsflusses in agilen Projektteams ermöglichen. Azure Devops ist in die Office365 Umgebung von Microsoft integriert. Jira ist bereits relativ lange am Markt etabliert und weit verbreitet. Inzwischen hat Atlassian einen ganzen Mikrokosmos von Lösungen rund um Jira entwickelt, die das agile Team in ihren Aufgaben unterstützen. Beide Lösungen sind sehr gut geeignet, den Arbeitsfluss in agilen Teams abzubilden und zu optimieren. |
| Jira | |
| Meistertask | Meistertask ist eine deutlich einfachere und natürliche kostengünstigere Lösung eines Kanban-Boards. |
| Trello | Trello ist eine kostenlose Lösung eines Kanban-Boards, die einen erstaunlichen Funktionsumfang bereit stellt. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass Trello für vertrauliche Daten wenig geeignet ist, da die Standards des deutschen Datenschutzes nicht eingehalten werden, da die Daten außerhalb der EU gespeichert und verarbeitet werden. |
UmfragenHäufig ist es in einem virtuellen Team notwendig, ein gemeinsames Meinungs- oder Stimmungsbild herzustellen, Feedback einzuholen, verschiedene Einschätzungen abzugleichen oder einfach Entscheidungen zu treffen. Wenn wir diese Prozesse, analog der physischen Meetings, durch Diskussion herstellen, führt das zu den gewohnt langen Diskussionsrunden. Allerdings ist im virtuellen Raum die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmenden viel kürzer als in Präsenz und die Ablenkungen liegen noch näher, nämlich nur eine Kachel weiter auf dem Desktop. Daher können diese Interaktionstools helfen, den Prozess zu beschleunigen und gleichzeitig sicherzustellen, dass niemand aus der Runde verloren geht. | |
| Mentimeter | Alle Tools bietet ein umfangreiches Repertoire an Umfrageformaten. Sie können sowohl auf dem PC als auch über das Smartphone oder Tabletts bedient werden. Teilweise sind Umfragetools bereits in Videoconferencing-Lösungen integriert. Diese Tools bieten jedoch einen wesentlich größeren Funktionsumfang. |
| AhaSlides | |
| Slido | |
Online NotizenOft ist es notwendig in einem virtuellen Team gemeinsam strukturierte Information zu erarbeiten, gemeinsam ein Protokoll zu führen oder wichtige Punkte aus dem Meeting festzuhalten. Hierzu eignen sich sehr viele Tools, denn es handelt sich ja um Textverarbeitung. Die dargestellten Tools, bieten jedoch mehr. Es können beliebige digitale Inhalte hinzugefügt werden. Auch Skizzen können einfach erstellt werde. Die Dokumente und die Inhalte können sehr leicht mit anderen Dokumenten verknüpft werden. Gleichzeitig haben die Tools nicht die Komplexität und den Funktionsumfang eines professionellen Textverarbeitungsprogramms und sind somit von allen schnell und einfach zu bedienen. | |
| OneNote | OneNote ist sehr mächtig, wenn es darum geht Informationen schnell und übersichtlich zusammenzustellen, in geeigneter Kategorien einzuordnen, untereinander zu vernetzen. Es ist damit ein gutes Instrument in einem virtuellen Team eine gemeinsame Wissensbasis zu schaffen. Die gängigen digitalen Medien, Links und Verweise auf Dokumente sind leicht zu integrieren. OneNote ist frei verfügbar bzw. häufig auf Windows PCs schon vorinstalliert. Die professionelle Version als Teil der Microsoft Office365 Suite bietet jedoch einen umfangreichen Funktionsumfang. |
| Evernote | Evernote bietet als Notizbuch einen vergleichbaren Funktionsumfang wie OneNote. Auch Evernote ist als Cloudlösung für virtuelle Teams verfügbar. Allerdings ist die Möglichkeit der Vernetzung und Strukturierung der Notizen nicht so umfassend. Durch die fehlende Integration in eine Online-Kollaborationsumgebung, fehlt die Möglichkeit, sehr einfach, nahtlos Dokumente außerhalb von Evernote einzubinden. |
MindmappingMit der Methode des Mind Mappings, sind sicher die meisten Leser bereits vertraut. Virtuelle Mindmaps bieten die Möglichkeit, sehr einfach und schnell gemeinsam eine Ideensammlungen oder Brainstormings durchführen können. Auch zur Bearbeitung strukturierter Abläufe eignen sich die Tools sehr gut. Es gibt vielfältige Tools, daher sind hier nur die genannt, die ich selbst erprobt habe. | |
| Mindmeister | Mindmeister bietet einen beeindruckenden Funktionsumfang. Neben einfachen Notizen können hier auch Links, Dateien oder Aufgaben einfach erstellt und verwaltet werden. Um schnell loszulegen, können Sie einfach verschiedene vorgefertigte Vorlagen kopieren. Bei Bedarf können Sie die verfügbaren Apps für iOS und Android nutzen um jederzeit auch von unterwegs zugreifen zu können. Da es sich um einen deutschen Anbieter handelt, ist hier der Datenschutz DSGVO-konform. |
| Mind42 | Mind42 ist eine schnelle und kostenlose Online-Mind-Mapping-Lösung. Das Angebot wird durch Werbung finanziert. Wenn das nicht stört, ist es eine sehr einfache Lösung, um spontan gemeinsam eine Map zu erstellen. Teilnehmende müssen lediglich per E-Mail eingeladen werden. |
| Mindomo | Mindomo ist ein leistungsstarkes Mind-Mapping-Tool mit einigen interessanten Funktionen. Als Team können Sie Mind Maps gemeinsam erarbeiten und die Ergebnisse bei Bedarf in Google Drive oder Dropbox speichern. Es gibt auch eine Office 365-Integration und Sie können Karten im PDF-, RTF-, TXT-, MPX-, HTML- oder PNG-Format exportieren. Vorhandene Mind Maps importieren können importiert werden. Audio- und Videodateien lassen sich einbinden. Sie können auch direkt aus dem Web nach Bildern suchen und diese in Ihre Mind Map integrieren. Neben der Webanwendungen steht Mindomo auch auf Android und iOS sowie als Desktop-Versionen für Windows, MacOS und Linux zur Verfügung. |
RetrospektivenEine ganz wesentliche Grundlage agiler, iterativer Arbeit ist eine regelmäßige Retrospektive. Da es in der Retrospektive auch um die zwischenmenschlichen Aspekte gehen sollte, ist natürlich die bevorzugte Variante die Durchführung in Präsenz. Mangels Alternativen werden Retrospektiven jedoch auch häufig online durchgeführt. Durch eine klare Struktur erleichtern diese Tools einen reibungslosen Ablauf, die Transparenz, die Sicherung der Ergebnisses bzw. deren weitere Bearbeitung. Unter der Vielzahl verfügbarere Tools haben sich diese vier ausgewählten Tools in der Zusammenarbeit mit agilen Teams für mich am besten bewährt. Sie sind meines Ansicht nach, gut geeignet, die Bedürfnisse agile Teams in einer Retrospektive abzudecken. | |
| Stormboard | Auf eine umgehende Darstellung der jeweiligen Funktionen verzichte ich hier und verweise auf einen guten Artikel. |
| Metro Retro | |
| Parabol | |
| Retrospected | |