Trello wirksam für agile Projekte einsetzen — Teil 2

Projektmanagement-Know-how für die Praxis
Projekt­management-Know-how für die Praxis

Trello für die agile Projekt­ar­beit in virtu­ellen Teams nutzen

Die im vorhe­rigen Blog­bei­trag darge­stellten Funk­tion dienen vor allem dazu, Aufgaben zu defi­nieren und zu struk­tu­rieren. Nun arbeiten wir im Projekt übli­cher­weise im Team zusammen. Daher bietet Trello auch eine Reihe wich­tiger Team­funk­tionen, die in diesem Blog-Artikel erläu­tert werden.

Ein Team erstellen

So stellen Sie die Sichtbarkeit des Projekt-Boards eins
So stellen Sie die Sicht­bar­keit des Projekt-Boards ein

Sie erstellen ein Team, in dem Sie mehrere Personen zu einem Board einladen. Dazu müssen Sie zunächst die Sicht­bar­keit Ihres Boards von „Privat“ auf „Team“ stellen. Beim Erzeugen eines Boards steht die Sicht­bar­keit stan­dard­mäßig auf “Privat”. Damit ist das Board nur für den Erzeuger sichtbar. Nach der Umstel­lung auf “Team”, können alle Team­mit­glieder das Board nutzen. Achtung, wenn Sie die Sicht­bar­keit auf „öffent­lich“ stellen, ist Ihr Projekt poten­tiell von jedem Nutzer im Internet zu sehen!

Nun können Sie Ihr Team erstellen.

Projektteam erstellen
Erstellen Sie Ihr Projekt­team

Über das +-Zeichen in der Menü­leiste oben rechts errei­chen Sie den Menü­punkt zum Erstellen eines Projekt­teams. Wählen Sie je nach Bedarf ein privates oder geschäft­li­ches Team aus.

Sobald Sie eine Team-Option gewählt haben, öffnet sich die Team­seite, auf der Sie jetzt Ihr Projekt­team zusam­men­stellen können und weitere Team­mit­glieder hinzu­fügen können.

Bitte beachten Sie auch die Rechte für die Team­mit­glieder zu defi­nieren. Es gibt „normale“ Team­mit­glieder; sie dürfen die typi­schen Aufgaben eines Board-Benut­zers ausführen. Der „Admin“ kann zusätz­lich die Einstel­lungen am Board verän­dern.

Projektteam über die Team-Seite organisisren
Projekt­team über die Team-Seite orga­ni­sieren

Team­mit­glieder hinzu­fügen

Neue Team­mit­glieder können Sie auf drei verschie­dene Arten hinzu­fügen:

  • Neue Mitglieder per E‑Mail einladen
  • oder bereits regis­trierte Trello-Nutzer über ihren Benut­zer­namen einladen
  • oder neue Mitglieder per Link einladen

Diese Methoden sind geeignet wenn Sie in klei­neren Projekten selektiv einzelne Nutzer hinzu­fügen wollen. Eine größere Anzahl Nutzer fügen Sie über “Massen­hin­zu­fügen von Mitglie­dern” hinzu. Hier können Sie in ein Feld beliebig viele E‑Mail-Adressen und Trello-Benut­zer­namen eintragen und hinzu­fügen.

Team­mit­glie­dern im Projekt die Verant­wor­tung für ihre Projekt­auf­gaben zuordnen

Ein wich­tiger Schritt bei der Projekt­durch­füh­rung ist die Benen­nung von Verant­wort­lich­keiten für einzelne Projekt­auf­gaben. In Trello können Sie die Verant­wort­lich­keiten einer Aufgabe einem Team­mit­glied zuordnen, indem Sie auf die zuge­hö­rige Karte klicken, um sie zu öffnen, und auf der rechten Seite über „Mitglieder“ defi­nieren, wer an der Aufgabe mitar­beitet.

Abkürzung- Mitglieder zuweisen
Abkür­zung- Mitglieder zuweisen

Es gibt eine kleine Abkür­zung: wenn Sie die Maus über eine Karte halten, erscheint rechts ein kleiner Stift. Klicken Sie auf den Stift, so erscheinen verschie­dene Funk­tionen, unter anderem auch „Mitglieder“.

Mitglieder zur Projektaufgaben zuweisen
Mitglie­dern Projekt­auf­gaben zuweisen

Hier können Sie nun auch die Mitglieder defi­nieren, die diese Aufgabe bear­beiten. Hilf­reich ist es, wenn den Team­mit­glie­dern eindeu­tige Symbole zuge­ordnet sind. Über sein Benut­zer­profil kann jeder Nutzer entscheiden, wie sie/er in Trello darge­stellt wird: entweder mit einem wähl­baren Akronym oder mit einem Bild, das zunächst hoch­ge­laden werden muss. Dafür eignen sich zum Beispiel Fotos der Team­mit­glieder.

Übri­gens können — und dass ist wichtig in agilen Projekten und bei Verwen­dung der Kanban-Methode — die Team­mit­glieder selbst entscheiden, welche Aufgabe sie über­nehmen. Jedes Team­mit­glied kann die Mitglieder jeder Aufgabe verän­dern. Das ist ein wich­tiger Aspekt, da wir in agilen Projekten das Pull-Prinzip anwenden (Projekt­mit­glieder über­nehmen selbst­ständig Aufgaben, wenn sie freie Kapa­zi­täten haben) und nicht das tradi­tio­nelle Push-Prinzip (der Projekt­leiter weist die Projekt­auf­gaben inklu­sive dedi­zierter Ziel­vor­gaben zu).

Zum Abschluss sehen wir, wie die Aufgaben auf dem Projekt-Board aussehen, wenn wir einzelnen Aufgaben Verant­wort­liche zuge­wiesen haben. Dieses Projekt-Board wurde aus der Sicht des Benut­zers “Major Tom” (Kürzel MT) darge­stellt.

 Projektaufgaben mit Verantwortlichkeiten im Überblick
Projekt­auf­gaben mit Verant­wort­lich­keiten im Über­blick

Die rote Glocke, die auf der Karte von “Major Tom” ange­zeigt wird, deutet darauf hin, dass bzgl. dieser Aufgabe Nach­richten vorliegen. Das Auge symbo­li­siert, dass diese Karte von “Major Tom” beob­achtet wird, d. h. er wird über alle Verän­de­rungen bzgl. dieser Aufgabe infor­miert.

In diesem Blog-Artikel haben Sie die wesent­li­chen Funk­tionen zur Team­ver­wal­tung kennen­ge­lernt. Im nächsten Blog-Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Kommu­ni­ka­tion zwischen den Team­mit­glie­dern effektiv gestalten und sicher­stellen, dass jeder die Infor­ma­tion hat, die er zur Bear­bei­tung seiner Aufgaben benö­tigt.

  • Trello wirksam für agile Projekte einsetzen — Teil 3 — Effek­tive Kommu­ni­ka­tion im virtu­ellen Projekt­team sicher­stellen

  • Trello wirksam für agile Projekte einsetzen — Teil 4 — Den Projekt­ver­lauf mit Trello koor­di­nieren

  • Trello wirksam für agile Projekte einsetzen — Teil 5 — Tipps und Tricks für die tägliche Arbeit mit Trello

Viel Spass und Erfolg in Ihren Projekten

Herz­lichst Ihr
Elmar Sänger

Möchten Sie Ihre Kompe­tenzen in agiler Projekt­ar­beit erwei­tern, dann infor­mieren Sie sich hier über unsere Semi­nare zum Thema agiles Projekt­management:

Agile Methoden in der Praxis

ACP-PMI® Zerti­fi­zie­rung — Trai­ning zur Prüfungs­vor­be­rei­tung

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